GUIDES PROPRIÉTAIRES · BALI · Tabanan
Organiser le contrôle des livraisons d’une villa à Tabanan
Le justificatif doit refléter ce qui est arrivé, pas seulement ce qui a été commandé. Une réception claire facilite le suivi des manques et substitutions.
Cette page est un guide propriétaire. La priorité opérationnelle de HostKeeper est Uluwatu et le Bukit ; toute prise en charge dans ce secteur doit être confirmée pour le bien exact avant un accord.
Préparer la référence de réception
Le réceptionnaire doit disposer de la commande : références, quantités et alternatives approuvées. Identifiez le rangement prévu. Si une autre personne réceptionne les articles, transmettez la dernière commande plutôt qu’une ancienne liste d’achat qui peut avoir changé entre-temps. Indiquez le contact en cas de doute.
Contrôler avant d’actualiser le stock
Comparez articles et quantités avec la commande. Notez les dommages visibles, manques et substitutions non approuvées. Gardez les informations d’emballage utiles au fournisseur. Identifiez séparément les articles non validés et suivez les consignes de stockage au lieu de tout compter immédiatement comme disponible.
Utiliser un reçu avec les écarts
Le dossier distingue une livraison acceptée d’une question ouverte. Désignez une personne pour demander une clarification et confirmer le résultat.
Exemple : « Commande — date réception — articles acceptés — écart — référence photo — fournisseur contacté — prochaine action — stock actualisé ». Enregistrez un remplacement comme une nouvelle réception liée au problème initial pour ne pas effacer un manque non résolu.
Exemple fictif — Réceptionner ne signifie pas accepter la conformité
Une villa hypothétique à Tabanan commande plusieurs articles de remplacement identifiés. Le réceptionnaire signe pour trois colis, mais découvre dans l’un une référence différente de celle demandée. Un autre reste fermé ; son contenu n’est pas encore vérifié. La fiche de stock affiche pourtant toute la commande disponible, car le message livraison disait « reçu ». Le coordinateur distingue réception des colis et vérification des articles, puis conserve l’écart dans une ligne dédiée. Le colis conforme devient utilisable après le contrôle convenu. Cet exemple fictif n’attribue aucune erreur à un fournisseur particulier et n’invente ni condition de retour ni garantie de livraison.
Distinguer réception et entrée en stock
Comparer l’article livré à la référence commandée avant de mettre à jour le stock utilisable. La signature indique une réception ; la ligne article indique rapprochement, incertitude ou écart. Attribuer le suivi au contact réception et conserver la référence d’emballage utile à la discussion, sans présumer la solution du fournisseur.
| Ligne commande | Article reçu | État du contrôle | Action suivante |
|---|---|---|---|
| Référence R1 | Colis A | Rapproché | Entrer en stock utilisable |
| Référence R2 | Autre étiquette dans B | Écart consigné | Clarifier avec fournisseur |
| Référence R3 | Colis C fermé | Contenu non contrôlé | Attribuer vérification |
Checklist pratique du propriétaire
- Dernière commande accessible.
- Articles et quantités comparés.
- Écarts consignés séparément.
- Résultat fournisseur relié au stock.
Les questions des propriétaires
Un bon signé remplace-t-il le contrôle du stock ?
Non. Conservez le document, mais vérifiez ce qui est reçu et utilisable. Le relevé des écarts explique pourquoi commande et stock disponible ne correspondent pas encore.
Douze commandés ne signifie pas douze utilisables
Exemple fictif — aucun résultat client ni prévision de marché
Exemple fictif : douze articles sont commandés et dix arrivent, dont un visiblement endommagé. Neuf entrent dans le stock utilisable. Deux articles manquants et un article abîmé restent à traiter. Le reçu distingue ces trois écarts et rattache la réponse du fournisseur à cette livraison.